„Witam”, czyli „żegnam”? Jak pisać maile, by odbiorca przeczytał je do końca

Electronic.jpgTytuł nieco przewrotny, ale prawdziwy. Coraz częściej słowo „Witam” rozpoczynające wiadomość elektroniczną, jest początkiem końca dla jej odbiorcy. Słowo „Witam” irytuje, słowo „Witam” odbierane jest jako brak szacunku, słowo „Witam” jest po prostu nieprofesjonalne. Co jeszcze w mailach irytuje?

Zanim zabrałam się do pisania tego artykułu, przejrzałam sobie kilka wpisów na temat tego, jak ich autorzy odnoszą się do tworzenia maili, na co zwracają uwagę i ogólnie – jak podchodzą do wiadomości elektronicznych.

8 lat temu pisałam pracę magisterską na temat wirtualnego języka. I choć dotyczyła głównie blogów, o mailach też sporo się dowiedziałam. I już wtedy mówiono, pisano, że mail jest nową formą komunikacji, że jest konkurencją dla tradycyjnej poczty, że ma swoje zasady, których należy się trzymać.

I kiedy dziś czytam: „mail jest nową forma komunikacji, która nie wykształciła jeszcze określonych zasad”… zaczyna się we mnie gotować. I nie dlatego, że jestem polonistką z wykształcenia i zwracam uwagę na poprawność językową w formułowaniu maili, zwłaszcza oficjalną, ale dlatego, że ktoś, kto pisze, że mail to „świeżynka”, próbuje robić ludziom wodę z mózgu. Skończmy już z tym „bajkowaniem”!

Ludzie popełniają błędy w pisaniu maili nie dlatego, że mail jest nowa formą komunikacji, ale z czystej niewiedzy bądź ignorancji, która wynika z faktu, że wielu z nich nie uważa maila za poważną formę wymiany informacji. Mail traktowany jest czasem na równi z SMS-em, w którym dopuszczalne jest nieużywanie polskich znaków, a słowo „Witam” krótsze jest niż „Dzień dobry”. W wirtualnym przekazie liczy się szybkość, łatwość, wygoda, a więc skracanie zdań, nawet wyrazów, oraz usuwanie „polskich ogonków”.

Kiedy piszemy wiadomość „po staremu” za niechlujstwo uważa się niewyraźne pisanie, tak zwane „bazgranie”, skreślenia, zamazywanie niewłaściwych słów, brak akapitów i pisanie od razu „na czysto” (wielu uważało, że najpierw trzeba napisać tekst „na brudno”, później go przepisać, by unikać błędów).

Dziś niechlujstwo ma inny wymiar. Dziś ocenia się go po niedostosowaniu języka do odbiorcy, po niedostosowaniu form grzecznościowych, wreszcie po niedostosowaniu słownictwa do sprawy, z jaką piszemy (tu warto zwrócić też uwagę na samą gramatykę, a w szczególności ortografię i stylistykę).

Proszę więc wszystkich, którzy będą w przyszłości pisać materiały na temat zasad mailowania: nie piszcie, że to nowa forma komunikacji i dlatego nie wiadomo, jak maile pisać. Nie jest nowa! Używana jest co najmniej od kilkunastu lat.

Oto 11 rad jak pisać maile, by odbiorca przeczytał je od początku do końca.

  1. Nie ignorujmy tytułu maila. Nie zostawiajmy tego pola pustego, ale też nie przesadzajmy z ilością wyrazów. Tytuł maila spełnia tę samą rolę, co tytuł artykułu. Oba mają przekonać odbiorcę, by przeczytał całość przekazu. Zbudujmy go z góra 4-5 wyrazów (w artykułach tytuły powinny być jeszcze krótsze).
  2. Jeśli maila przekazujemy dalej KONIECZNIE! usuwamy z tytułu „Fwd:” (co oznacza: prześlij dalej). Jeśli zostawisz to oznaczenie, odbiorca będzie wiedział, że: a) albo wysyłasz wiadomość masowo b) albo Twoja wiadomość nie jest oryginalna i nie była stworzona i kierowana właśnie do tej konkretnej osoby.
  3. Maila rozpoczynającego konwersację nie zaczynamy od słowa „Witam”. Dlaczego? O tym w kolejnym moim wpisie. Ogólnie piszemy „Dzień dobry” lub „Dzień dobry Pani/Panu”. Piszemy „Cześć” lub „Hej” do znajomych, rodziny. Piszemy „Szanowna Pani/Szanowny Panie” (jeśli znana jest nam z imienia i nazwiska dana osoba) do klienta, współpracownika, nauczyciela, promotora, osoby starszej, na wyższym stanowisku, do każdego, z kim łączą nas relacje służbowe. Piszemy „Szanowni Państwo” (jeśli mail jest kierowany do bliżej nieokreślonej osoby, np. do działu marketingu, do  działu reklamy, do działu handlowego).
  4. W mailach kontynuujących dialog nie zmieniamy tytułu. Nie musimy za każdym razem używać zwrotów „Szanowna Pani/Panie” czy witać się.
  5. W wielu postach dotyczących tworzenia wiadomości elektronicznych prezentowane są przykłady treści do bólu nafaszerowanych patetycznymi sformułowaniami . Treść ma być krótka, precyzyjna, na konkretny temat. Bez „lania wody”, emocji i dwuznacznego humoru. Pamiętajmy bowiem, że odbiorca, czytając naszego maila, nie widząc naszej mimiki, nastawienia, błędnie może odczytać nasze intencje.
  6. W mailach służbowych unikamy emotikon (chyba, że druga strona na nie pozwoliła sobie) i wykrzykników. Jest wielu zwolenników wykrzyknień. Osobiście ich unikam, bo rozumiem je jako formę krzyku. Za formę krzyku uważane są też DUŻE LITERY.
  7. Aby mail był bardziej czytelny, należy stosować akapity, zwane czasem światłami. Odstępy między nowymi wątkami sprawiają, że mail jest łatwiejszy do odczytania. Ciąg treści „bez oddechu” może skutecznie zmęczyć, zwłaszcza, jeśli jest długi.
  8. Pisząc wiadomość, mamy zazwyczaj określone oczekiwania wobec odbiorcy. Dlatego warto o nich wspomnieć, kończąc maila, np. by odpowiedział na konkretne pytania, by przekazał nam informacje, na które czekamy lub by np. potwierdził proponowany termin spotkania.
  9. Wiele osób zapomina o tak podstawowej sprawie, jak podpis. W niektórych przypadkach brak podpisu skutkuje brakiem odpowiedzi, szczególnie jeśli chodzi o korespondencję z urzędami czy biurami prasowymi. Podpis powinien zawierać: imię i nazwisko, a w przypadku maila służbowego także: pełnioną funkcję, kontakt, nazwę i adres firmy, którą prezentujemy. Coraz częściej pojawiają się też linki do mediów społecznościowych firmy.
  10. Nad imieniem i nazwiskiem ponadto powinno znaleźć się pozdrowienie. Ja unikam sformułowania „Z poważaniem” i nie przepadam, kiedy ktoś pisze tak do mnie. „Z poważaniem” ma negatywne konotacje. Kojarzy się z wyrażeniem „mieć coś w głębokim poważaniu” ( = lekceważyć, ignorować). Uważam, że forma „Z  wyrazami szacunku” w pełni oddaje sens pozdrowienia kierowanego do odbiorcy w liście służbowym. W nieco luźniejszej korespondencji można pozwolić sobie na sformułowanie „Z pozdrowieniami”. „Pozdrawiam”, moim zdaniem, zarezerwowane jest dla relacji prywatnych lub kiedy relacje biznesowe są również relacjami koleżeńskimi.
  11. I na koniec trochę prywaty. Zaimki i spójniki… Zimek „ci” i spójnik „choć”. Notorycznie w sieci i w mailach widzę formy zaimka wskazującego „Ci” (poprawnie „ci”) i spójnika „chodź” (poprawnie „choć”). Czy wiesz, o co chodzi? Wyjaśnię pytaniami. Jaka zasada mówi, by słowo „ci” w zdaniu: „Wspaniale dziś zagrali Ci piłkarze” pisać dużą literą? Na jakiej podstawie czytamy często: „Kupiłem Huawei‚a, chodź podobał mi się Samsung”. Czy widzisz brak logiki i językowej intuicji? Liczę po cichu, że tak… Unikajmy takich mailowych „wpadek”.

W złotej dziesiątce nie znalazły się takie porady, jak: nie korzystaj w konwersacji służbowej z prywatnego konta i odwrotnie oraz pisz bez błędów (przeczytaj dwa razy zanim wyślesz), bo uważam je za oczywiste.

W kolejnym wpisie przyjrzę się słynnemu „Witam” w wirtualnej komunikacji.

Reklamy
Otagowane , , , ,

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s

Reklamy
%d blogerów lubi to: